Fixando o Bizagi

Atividade de mapeamento do processo de realização de prova disciplina Diplomática e Tipologia Documental:

Fixando o bizagi

Atividade de mapeamento do processo de realização de prova da disciplina Diplomática e Tipologia Documental:

Fixando o Bizagi

Fixando o bizagi

Atividade de mapeamento do processo de realização de prova da disciplina Diplomática e Tipologia Documental:

Mapeamento de Processo

Fonte

O Mapeamento de Processo é uma ferramenta gerencial e de comunicação que tem a finalidade de ajudar a melhorar os processos existentes ou de implantar uma nova estrutura voltada para processos.  O mapeamento também auxilia a empresa a enxergar claramente os pontos fortes, pontos fracos (pontos que precisam ser melhorados tais como: complexidade na operação, reduzir custos, gargalos, falhas de integração, atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado, retrabalhos, excesso de documentação e aprovações), além de ser uma excelente forma de melhorar o entendimento sobre os processos e aumentar a performance do negócio.

O mapeamento de processo é um instrumento de gerência e comunicação e possui como finalidade ajudar na melhora dos processos existentes ou na implantação de uma estrutura nova e direcionada para os processos. O mapeamento é importante no auxílio do vislumbre dos positivos e negativos e quais necessitam de ajustes, como o nível de complexidade nas operações, a redução dos custos, se existe alguma falha na integração, realização de atividades de forma redundante, retrabalho.

O mapeamento tem como objetivo um entendimento melhor dos processos existentes e dos futuros, afim de otimizar seu desempenho. O grupo O Tabularium tem como objetivo fazer a análise tipológica e diplomática de brinquedos falsificados com ênfase no selo de procedência do INMETRO. O mapeamento de processos será útil na média em que nos ajudará entender a organização das nossas tarefas e atividades e quais seriam as melhores opções para garantir maior qualidade, com maior eficácia e eficiência.

Os pontos básicos que poderiam ser utilizados para realizar o mapeamento dos processos do nosso projeto seriam:

• 1º: Identificar os objetivos do processo, ou seja, quais as metas daquele processo, no nosso caso, a realização da oficina.
• 2º: Identificar as saídas do processo, ou seja, as atividades e postagens produzidas até a confecção da oficina.   
• 3º: Identificar os clientes do processo, no caso do grupo, o público alvo seria o corpo discente da Universidade de Brasília e o professor responsável pela disciplina e pela avaliação da oficina.
• 4º: Identificar as entradas e componentes do processo, em que as entradas são compreendias como a proposição da temática do grupo e das atividades realizadas por este durante o semestre e os componentes as ferramentas utilizadas para realização destas atividades, que variam desde o arcabouço teórico recebido em sala de aula até os instrumentos existentes nas opções de publicação do blog.
• 5 º: determinar os limites do processo, até onde seria possível a realização de determinadas atividades, análise da viabilidade de produção de réplicas dos objetos alvo das análises.
• 6º: Documentar o processo atual, através do registro da realização de atividades propostas e sua adequação com a metodologia escolhida.
• 7º: Identificar melhorias necessárias ao processo, mediante a análise do planejamento e da realização deste, visando encontrar falhas e problemas e a proposição de soluções.
• 8º:  Consenso sobre melhorias a serem aplicadas ao processo após discussão e exposição de alternativas e soluções posteriores à análise realizada.
• 9º:  Documentar o processo revisado.

Com o mapeamento de processos é possível obter a melhor percepção do projeto como ele é e como ele deveria ser, permitindo a análise e o melhoramento dos processos envolvidos neste projeto, viabilizando a clareza nos requisitos e assim facilitando a gerencia do projeto, além de reduzir seu tempo de execução, melhorar a qualidade do resultado final e garantir a padronização.

(Fonte) 

Sugestões de bibliografia:

BARBARÁ, S.. Gestão por processos: fundamentos, técnicas e modelos de implementação : foco no sistema de gestão de qualidade com base na ISSO 9000:2000. 2ª ed. – Rio de Janeiro : Qualitymark, 2008.  

DE MELO, A. E. N. S.. Aplicação do Mapeamento de Processo e da simulação no desenvolvimento de projetos de processos produtivos. Itajubá: UNIFEI, 2011. ROTHER, M; SHOOK, J.. Learning to See, The Lean Enterprise Institute, MA, USA, 2000.

FERNANDES, M. M.. Análise de processo de seleção de projetos seis sigma em empresas de manufatura no Brasil. Dissertação Mestrado em Engenharia de Produção, Programa de Pós-Graduação em Engenharia de produção, Itajubá, MG, UNIFEI, 2006.  

OLIVEIRA, F. X.. Manual de Gestão de Processos Organizacionais da SEFIN. 1ª ed. – Pinhais, PR, 2011.  

Atividade piloto de mapeamento

A atividade seguinte demonstra o mapeamento das ações realizadas para se realizar as atividades propostas no Blog Mãe da matéria Diplomática e Tipologia Documental. 

Classificando!

                           Plano de classificação do Estado de São Paulo

O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio, foram elaborados e oficializados devido à necessidade urgente e recorrente dos órgãos da administração paulista em se definir critérios para reduzir ao essencial os documentos acumulados em seus arquivos, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória institucional. Foram construídos em conjunto com as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso, instituídas nos órgãos e entidades, e oficializados pelo Decreto nº 48.898, de 27 de agosto de 2004.

Para auxiliar na aplicação desses dois instrumentos, foi produzido o Manual de Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio que explica passo a passo em como classificar a documentação, bem como controlar seus prazos de guarda e encaminhar para a sua destinação (eliminação ou guarda permanente).

Já os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim são elaborados pelos próprios órgãos e entidades, com a orientação técnica do Arquivo Público do Estado que, para auxiliar no trabalho elaborou o Manual de Elaboração de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Fim.

De acordo com a imagem vista em sala, exposta por Laila Figueiredo, foi nos proposto a fazer um plano de classificação da fotografia e respectivamente uma análise tipológica identificando o fundo, função arquivística, espécie, série e tipo do documento. Logo abaixo, está exposto uma parte do Plano de Classificação do Estado de São Paulo da área meio onde podemos observar a importância do Registro Fotográfico.

Função	02	Comunicação Institucional
Subfunção	02.01	Assessoria de imprensa
Atividade	02.01.03	Editoração e programação
Documento	02.01.03.01	Modelo de diagramação para matérias de site institucional
Atividade	02.01.04	Produção de registros de imagem e som
Documento	02.01.04.01 02.01.04.02 02.01.04.03 02.01.04.04	Banco de imagem Registro Fotográfico Registro sonoro Vídeo Institucional

Modelo do Plano de Classificação:

Função   Subfunção	01   01.01	Organização Administrativa   Ordenamento Jurídico
Atividade	01.01.01	Elaboração de Atos Normativos
Documento Atividade Documento	01.01.01.01 01.01.01.02 01.01.02.01	Decreto, estatuto, código ... Habilitação jurídica ... Alvará de funcionamento
----------------	01.01.02.02
----------------	01.01.02.03
----------------	.....
----------------	.....
----------------	.....

No Plano de Classificação do Estado de SP, as funções, subfunções, atividades e documentos apresentam-se hierarquicamente organizados e recebem códigos numéricos próprios. 

Tendo em vista o Plano de classificação do Estado de São Paulo, podemos observar que eles mantiveram uma preocupação voltada a produção de registros de imagem e som, banco de imagem, registro fotográfico, registro sonoro, vídeo Institucional, levando em consideração a falha dos registros de imagens, sons, banco de imagens, registros fotográficos e a fins no Plano de Classificação do CONARQ.

O Plano de Classificação do CONARQ é eficiente às necessidades institucionais?

O Plano de Classificação elaborado pelo CONARQ tem suas deficiências pelo fato de não atender todas as demandas e mudanças institucionais, apesar de terem uma gama de funções e atividades o CONARQ torna-se pouco pertinente ao atendimento das necessidades da Administração Pública, sendo pouco legítimo por não está por inteiro em conformidade com as exigências dessas administrações.