Classificando!

                           Plano de classificação do Estado de São Paulo

O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio, foram elaborados e oficializados devido à necessidade urgente e recorrente dos órgãos da administração paulista em se definir critérios para reduzir ao essencial os documentos acumulados em seus arquivos, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória institucional. Foram construídos em conjunto com as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso, instituídas nos órgãos e entidades, e oficializados pelo Decreto nº 48.898, de 27 de agosto de 2004.

Para auxiliar na aplicação desses dois instrumentos, foi produzido o Manual de Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio que explica passo a passo em como classificar a documentação, bem como controlar seus prazos de guarda e encaminhar para a sua destinação (eliminação ou guarda permanente).

Já os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim são elaborados pelos próprios órgãos e entidades, com a orientação técnica do Arquivo Público do Estado que, para auxiliar no trabalho elaborou o Manual de Elaboração de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Fim.

De acordo com a imagem vista em sala, exposta por Laila Figueiredo, foi nos proposto a fazer um plano de classificação da fotografia e respectivamente uma análise tipológica identificando o fundo, função arquivística, espécie, série e tipo do documento. Logo abaixo, está exposto uma parte do Plano de Classificação do Estado de São Paulo da área meio onde podemos observar a importância do Registro Fotográfico.

Função	02	Comunicação Institucional
Subfunção	02.01	Assessoria de imprensa
Atividade	02.01.03	Editoração e programação
Documento	02.01.03.01	Modelo de diagramação para matérias de site institucional
Atividade	02.01.04	Produção de registros de imagem e som
Documento	02.01.04.01 02.01.04.02 02.01.04.03 02.01.04.04	Banco de imagem Registro Fotográfico Registro sonoro Vídeo Institucional

Modelo do Plano de Classificação:

Função   Subfunção	01   01.01	Organização Administrativa   Ordenamento Jurídico
Atividade	01.01.01	Elaboração de Atos Normativos
Documento Atividade Documento	01.01.01.01 01.01.01.02 01.01.02.01	Decreto, estatuto, código ... Habilitação jurídica ... Alvará de funcionamento
----------------	01.01.02.02
----------------	01.01.02.03
----------------	.....
----------------	.....
----------------	.....

No Plano de Classificação do Estado de SP, as funções, subfunções, atividades e documentos apresentam-se hierarquicamente organizados e recebem códigos numéricos próprios. 

Tendo em vista o Plano de classificação do Estado de São Paulo, podemos observar que eles mantiveram uma preocupação voltada a produção de registros de imagem e som, banco de imagem, registro fotográfico, registro sonoro, vídeo Institucional, levando em consideração a falha dos registros de imagens, sons, banco de imagens, registros fotográficos e a fins no Plano de Classificação do CONARQ.

O Plano de Classificação do CONARQ é eficiente às necessidades institucionais?

O Plano de Classificação elaborado pelo CONARQ tem suas deficiências pelo fato de não atender todas as demandas e mudanças institucionais, apesar de terem uma gama de funções e atividades o CONARQ torna-se pouco pertinente ao atendimento das necessidades da Administração Pública, sendo pouco legítimo por não está por inteiro em conformidade com as exigências dessas administrações.