Um plano e um sonho:

Fonte: USP

De acordo com a atividade proposta, o grupo O Tabularium debateu e chegou as seguintes conclusões:

Com relação as estruturas podemos analisar que o plano de classificação utilizado pelo senado federal é o que possui metodologia de classificação funcional, ou seja, seus documentos são classificados em relação direta as funções, dividido nos seguintes níveis: função, subfunção, atividade e tipologia documental. O tipo de codificação utilizada foi a numérico-significativa, codificação numérica usa os números naturais em sua sequência natural, agrupados de algum modo significativo ou agrupados em blocos. Em que campo das funções é dividido entre área meio e área fim, onde do 50 ao 99 corresponde a área meio e do 1 ao 49 à área fim.

Já o plano de classificação da ANEEL teve como instrumento de base plano de classificação do CONARQ, resultado da resolução 14, é organizado por assuntos e se utiliza de três blocos para diferenciar as classes de acordo com as áreas de atividade: a de ampla de gestão, de atividade-meio e por último as atividades-fim, onde são divididos por classe, subclasse, grupo e subgrupos. A codificação utilizada é a decimal e se diferencia por: classe 000 - administração geral, classes 100 a 800 atividades específicas e classe 900 os assuntos diversos.

O fundo documental do Isaac Francisco Rojas é dividido em seções, subseções, séries e subséries. Utiliza-se da Norma Internacional Geral de Descrição Arquivística - ISAD. Não possui codificação ainda, seu estado de elaboração é preliminar e possui dois sub-fundos.

Os três planos possuem características que enriquecem sua funcionalidade, sendo que o plano do fundo Isaac Francisco Rojas possui maior detalhamento entre cada item, apesar de não possuir a diversidade de assuntos dos planos do Senado e ANEEL ou codificação. O plano que possui melhor funcionalidade e maior precisão na busca de um documento específico é o plano do Senado Federal.  Porque além da melhor especificação das funções e subfunções, possui campos mais abrangentes que os outros, também se encontra em conformidade com a Lei nº 12.527/2011 - Lei de Acesso a Informação.

Ao tentar classificar um documento de registro reclamação na ouvidoria, por exemplo, no plano da ANEEL, poderia ser classificado no subgrupo 300.31: Atendimento do grupo 300.3: Gestão de ouvidoria, na classe 300: Relações com o Mercado e ouvidoria. Já no plano do Senado Federal, poderia ser classificado na função 52: Atendimento ao público, subfunção 52.02: Ouvidoria e na seguinte atividade: Atividade: 52.02.01. Registro, Resposta e Controle de Ouvidoria. Ao fazer a comparação entre os planos é possível perceber como o plano utilizado pelo Senado federal possui maior especificidade e detalhamento com relação a atividade envolvida, permitindo a classificação de forma mais exata, e dificultando a classificação em outras atividades ou subgrupos.

No plano de classificação da ANEEL, o documento de registro de reclamação seria classificado no subgrupo 300.31 onde se encontram os documentos referentes as atividades relacionadas aos processos de consulta aos agentes econômicos, a consumidores de energia elétrica e à sociedade e de atendimento a suas reclamações, também envolvem a realização de audiências e consultas públicas, ou seja, uma gama maio de atividades com fins diferenciados podem ser classificadas no mesmo código.  Já na atividade 52.02.01.  Incluem-se documentos referentes ao registro, resposta e controle de ouvidoria apenas, o que facilita a classificação de forma mais precisa e também auxilia na recuperação desta informação posteriormente.